使用图片和文字结合的外贸邮件写作注意事项

外贸函电中图文的注意事项

一、图文混排对客户更直观

在给客户确认很多款产品的时候，业务员可以在正文里直接插入图片，这样可以不用让客户点开附件，还能分别对应，节省对方时间。

二、不同电邮软件支持的不同

但是不同的客户使用的电邮软件有所差别，有些软件是不支持正文中内嵌的图片的，所以要避免这类情况发生。

三、附件备注与重命名

即便正文里插入了各种图片，附件里也应该备注，比如加上一个excel文档；将图片处理压缩好；将文字标注在图片中。保存附件时，还要对文件重命名。如果是发送头图片确认，可将文件名重命名为"shipping mark & side mark"；如果是条形码图片，可将文件名重命名为"barcode draft"；如果是样品间图片，可将文件名重命名为“showroom-1”、"showroom-2"……依此类推。

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常见问答(FQAS)

使用图片时需要注意图片版权问题,不要使用别人未授权的图片。图片应该清晰、美观,能帮助 viewer 了解产品或服务。图片最好与文字搭配,形成一个完整的思路。

在邮件主题中可以使用产品或服务的name,同时加入一两个关键词来形象描述产品功能或优势。例如“XX面膜提亮肌肤光泽”。主题中的词汇应短扼而又能吸引注意。

一般来说,email 的框架应包括:简短的标题 → 简要概述 → 重点内容 → 结尾呼吁 → 销售链接。标题简短而扼要,概述浓缩产品优势,重点内容以图文并茂的方式展示详情,结尾运用诱导词语引导用户下单。

文字内容一定要规范整洁,间距换行设置合理,易于阅读。每段话的长度也不要过长,加上适量的空格与换行可以使内容层次清晰。另外,每句话的结构应平衡流畅,不要生硬难懂。