使用图文形式撰写外贸邮件的要点

外贸邮件中添加图文的注意事项

一、正文中内嵌图片的使用

在给客户确认很多款产品的时候，业务员为了更直观地表述文字，往往会在正文里插入一张一张的图片，然后把要写的内容放在后面。这样做可以不用让客户点开附件，还能分别对应，节省对方时间。但是由于不同客户使用不同的电邮软件，很多软件是不支持正文中内嵌的图片的，为了避免这类情况发生，即便正文里插入了各种图片，附件里也应该备注。

二、如何处理图片

1. 发送之前最后一步就是“重命名”。可以将正文里对应的每张图片，编辑好内容，把文字标注在图片里；如果是给客户发送头图片确认，那文件名就可以改为"shipping mark & side mark"；如果是给客户发条形码图片，文件名可以改为"barcode draft"。

2. 图片用手机或相机拍摄后，导出会自动有流水号（如IMG1068）,表示的是你手机或相机里拍摄的第1068张图片。保存附件时要对文件重命名,为了方便查找,如是多张图片,也要一一重命名,避免增加客户工作量。

总之,在使用外贸邮件添加图文时,要避免正文中内嵌图片造成客户无法看到,并要注意将图片进行重命名,使之能够准确传达信息。

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常见问答(FQAS)

外贸邮件的开头一般直接明确邮件目的,例如查询订单条件、询问产品价格详情等。可以结合近期业务联系 briefly介绍一下。

外贸邮件的结束部分也要简洁明了,例如感谢查阅、有新的合作请联系等。结束语应包含下一步合作意向,留下回复机会。

使用图片进行辅助说明时,图片下必需注明图片来源和简要说明,以免产生误导。图片caption应清晰直白,服务于主题内容。

产品介绍部分以图文并茂为佳,先使用图片展示产品外观结构等,然后概括说明产品主要专长和特点。内容应实事求是,避免夸大还Originality.

外贸邮件的格式一般为:标题→开头→主体内容→结束。主体内容采用明确段落结构设计,前后衔接连贯。字体和格式保持一致简洁。