了解外贸邮件的有效写作原则

外贸邮件需要注意什么原则

一、个性化

外贸邮件首先要有个性化，而不是采用HTML格式的商业邮件，因为一看就知道是商业邮件，比较容易被过滤。最好采用纯文本格式的信件，这样能够体现出良好的沟通氛围。

二、标题不促销

另外，写外贸邮件时，不要在标题中出现促销字眼，以免对方一看就觉得是商业性的信息，不发送此类邮件。而是应该重点把握有效性数据："IT总监可以节省30%的服务成本"，"项目经理降低了20%的采购成本"。同时要注意不要使用缩写语言，标题与内容要一致。

三、开场白有力

在写外贸邮件时，要避免客套的话语。应该直奔主题："我特别为您推荐一套新产品/报价/解决方案/白皮书，相信对您一定有价值和帮助"。这样能使对方能迅速跳过开场白。

四、只使用一个链接

在外贸邮件中只要加入一个紧扣主题的链接即可。此外，所使用的内容应该是分析白皮书、客户案例、公司介绍、或者是视频演示、或者是培训演讲之类的内容。

五、说明电话回访

此外，在外贸邮件中还应注明将会电话亲自问候对方，进行进一步的沟通或者是进行产品的演示之类的事情。同时要避免使用容易引来对方反感的字眼：如"我将会耗时30分钟进行正式会面"之类的字眼。

六、文章核心在于不告诉对方你都干了什么

因此，发送外贸促销时要注意文章核心应当在于不告诉对方你都干了什么；不要告诉对方会得到怎样的体会。然后就是要将文章内容剪裁到尽量少的字数之中去——如1-3段+1个链接即可——并注意作出适当的留存——如留存电话衔接之处即可。

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常见问答(FQAS)

开头是外贸邮件的重要组成部分,它决定读者是否愿意继续阅读后文。开头需要简洁、直接,明确阐述邮件的目的。

邮件结尾需要表达谢意和期待合作,比如\"感谢您宝贵的时间。期待在未来有更多合作机会。\"此外也可以提供后续联系方式,方便客户索要更多信息。

外贸邮件通常控制在150-300字内。过长读者易速读而失去要点,过短似乎信息不充裕。150字是基本信息量,300字能较全面描述产品或要点。但如果内容复杂,字数可以适当增加。

外贸邮件语句结构应保持简洁明确,避免死板生硬,但也不要太随意糊弄。语句应流畅易懂,突出要点,同时展现企业专业性。不能使用难懂生僻词汇,也不宜使用过度文绉绉的修辞。