如何制定有效的外贸备样邮件？

外贸备样邮件

一、样品的重要性

根据商业惯例，一个订单的落实，一般需要供应商准备至少两次样品，一个是产前样，一个是确认样。很多时候，订单生产完成或者生产中期，还需要给客户准备大货样。这些样品都非常关键，直接影响到订单的进展和双方未来的合作。

二、邮件模板

Clair,

We're now doing the samples, and will finish them before this weekend.l will send you then for quality approval.

Best regards,

Kerry Hu

三、常用语句

1.Samples will be ready/finished/ completed in 3 days.

2. We'll do the finalization after samples received.

3.Please do sampling as quickly as possible, as we have to show them in the coming Dubai fair.

4.I will try my best to catch your itinerary.

5.We will let you know about the sampling status.

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常见问答(FQAS)

邮件主题应简明扼要,能吸引客户关注,同时清晰说明邮件内容,如「2021年下半年样品展示」。

邮件开头部分可以简单介绍公司简介,同时应向客户表达问候和感谢,如「尊敬的XXX客户,您好!感谢您过去对我们公司的支持与信任。」

详细介绍本次备样活动的时间、地点、参展产品种类等关键信息,附上详细备样单及报名表下载链接。同时可以配图或视频展示近期热销产品。

邮件结尾部分再次感谢客户参与,并表达将竭诚为客户服务的承诺,如「谨此邀请您参加我们公司2021下半年样品展。我们将为您提供最优质的服务。若有任何问题请联系xxxx。感谢您的关注与支持!」

邮件发送后,根据客户反馈情况进行 Follow-up,解答客户疑问,同时进行两次以内轻微邀请,确保客户明确参与或否决决定。