如何在外贸邮件中恰当使用称呼？

外贸邮件中的称呼部分该如何写？

一、简介

在外贸开发信中，如何写外贸商务邮件是一件困难的事情，必须遵循一些规则：简洁明了，主旨明确。本文将主要讲述外贸邮件中称呼部分该如何写。

二、明确称呼

大多数人不会太注意开头的称呼，但细节有时会决定成败。在西方国家，如已婚妇女和未婚妇女使用不同的表达方式，所以请在向女性客户发送电子邮件时务必要了解清楚。

三、外贸邮件中的正确称呼

1. Dear + 名字/姓氏

dear电子邮件的开头是没问题的，但是很多朋友忘了在后面写人名和电子邮件。dear背后一定有人。由于翻译，很多人认为dear这是一个非常亲密的名字，但在外国人看来，这个词实际上是非常正式的，就像中国写信时写的尊重、爱等等。所以在写邮件的时候dear比较正式的场合使用，表示对他人的尊重，后面可以加上名字或姓氏。

2. Greetings/Hi there

如果是给不知名的人或者写普通邮件，可以在开头选择Greetings"、"Hi there"。

3. Dear Sir/Dear Madam

但是千万不要用Dear Sir和Dear Madam，这种说法过于老套正式，有点冒犯。还有"To whom it may concern不要用。

4. Dear Mr./ Ms. Smith (具体某人) / Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+姓(头衔，职位)

由于有很多不同形式的表达方式，当然根据对方具体情况考量也是可行的；特别是当对方有特定的职务或者学历时也要注意区别使用。

四、总结

总之在写外贸商务信函时要注意文字表述的正式性、合理性和准确性,考量对方具体情况尽量使用正式通俗易懂且能代表尊敬之意的语句,特别是在衔接标题部分要特别留意,应使用Dear+姓氏(具体某人)/Dear Professor/Doctor+姓氏(根据对方情况来定)或者Greetings/Hi there 等形式来衔接,保证文章正式,避免文章歪飞,影响商务信函效力!

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常见问答(FQAS)

通常,在外贸邮件开头使用对方姓名或称呼对方为“尊敬的XXX先生/女士”是比较恰当和礼貌的。如果不确定对方的姓名和性别,可以直接使用“尊敬的先生/女士”。

如果不知道对方的姓名,可以简单地称呼为“亲爱的客户”“尊敬的顾客”等。如果一定要使用姓名,也可以在开头说明“很抱歉,由于个人资料不全,请您指出您的姓名”。

电子邮件签名通常使用您自己的姓名和公司名称即可,例如“张三 思迪数码有限公司”。如果公司规定需要使用头衔,则可以写成“张三 销售总监 思迪数码”。重要的是签名内容简短明了,便于客户识别您的身份。

如果只知道对方的姓氏,可以用“XXX先生/女士”来称呼,例如“李先生/女士”。这种情况下使用姓氏称呼比直接用“您”更礼貌一些。如果一定需要使用名字,也可以询问对方具体名字。